Правильно организованная научная конференция всегда приносит пользу не только ее участникам, но иногда даже государству.
Научная конференция состоит из нескольких этапов:
1. Регистрация участников конференции. При этом они информируются очередности выступлений, им выдается раздаточный материал.
2. Открытие конференции и выступление ее организаторов.
3. Заслушивание докладов, их обсуждение за круглым столом либо по секциям.
4. Организация фуршетов по окончании конференции (проведение банкетов либо небольшой «кофе-брейк» в перерыве между работой).
5. Культурная либо экскурсионная программа для гостей города.
6. Публикация итогов конференции (как правило, сборник научных трудов).
Если вам впервые поручили организовать деловое мероприятие такого рода, то лучше обратиться к специальным людям либо компаниям, которые точно знают, что такое организация конференций. Если такой возможности нет, то придется приложить все свои усилия и постараться организовать деловое мероприятие таким образом, чтобы не возникло ситуации «Учатся на своих ошибках».
Для начала, следует подумать о тематике предстоящей конференции: будет ли обсуждаться широкий спектр вопросов либо узкая область проблемы, будут ли предлагаться пути решения либо производиться обмен мнениями. Все остальные действия напрямую будут зависеть от формы проведения конференции (совещание, организация семинаров, проведение тренинга, собрание, съезд и т.д.).
Подумайте об условиях конференции, которые ставят непосредственно организаторы (место проведения, аренда конференц-зала определенных размеров, список участников, публикация материалов конференции, конференц-зал, где должны быть установлены мультимедийный проектор, конференц связь и другое конференц-оборудование и прочие условия).
Если предстоящая конференция потребует большого финансового размаха, то лучше предпринять все меры по поиску спонсорской помощи. Существует множество заинтересованных организаций, готовых стать спонсорами. Но для этого придется вызвать заинтересованность спонсоров в проведении данной конференции, подчеркнув значимость этого мероприятия. Если ваша организация включит данное деловое мероприятие в годовой план, то оно вполне полноправно рассчитывать на организационную, а иногда и финансовую помощь от государства.
Должное внимание надо уделить известным ученым в данной области, которые могут повысить рейтинг любой конференции. В этом случае с такими людьми надо договариваться заблаговременно о месте и дате проведения конференции (как правило, их график посещения аналогичных конференций расписан на год вперед), подтвердив намерения документально в контракте. Также следует учесть, что не все авторитетные ученые могут быть хорошими докладчиками.
В целях зрительной памяти конференции, обязательно разрабатывается запоминающаяся эмблема (логотип). После того, как все распланировано и подведен финансовый подсчет затрат на конференцию, необходимо разделить эту сумму на всех участников конференции, рассчитав размер организационного взноса. Таким образом, можно определить, не будет ли он слишком высок для участников предполагаемой конференции. Здесь было бы хорошо заинтересовать людей прийти на деловое мероприятие вашей компании, убедить их в правильности данного решения и невозможности «жить без конференции».
Можно организовать экскурсии, посещение интересного концерта или театра, отдых в санатории и многие другие развлечения, входящие в состав мероприятия и проводимые, как правило, после окончания конференции.
Главное – ваше умение «заразить» своих коллег идеей, чтобы они из обыкновенных исполнителей превратились в настоящих болельщиков за интересы проекта или компании. Чем больше вы сможете их увлечь, тем легче будет провести конференцию и добиться назначенной цели. Обсуждайте, соглашайтесь, утверждайте, спорьте – только так вы станете частью обсуждения проблемы, вольетесь в коллективные интересы и обретете авторитет коллег.
Как известно, «встречают по одежке, а провожают по уму». Это же относится и к планированию такого важного события, как конференция. Только правильное планирование организации конференции является залогом ее удачного окончания и успешного достижения поставленной цели!
Организация научной конференции. Часть 2: Создание конференц-комиссий
Организация научной конференции. Часть 3: Заключительный этап
