Любая организация делового мероприятия (проведение тренинга, организация семинаров и конференций) подразумевает под собой массовость. Это обязательно немалое количество людей, которых объединяет общий род деятельности либо интересы. Следовательно, чтобы собрать этих людей, необходимо каким-то образом рассказать им о предстоящем событии.
 
Хорошо, если мероприятие проходит в пределах предприятия, университета либо научного центра. В этом случае не представляет труда сообщить работникам новость об организации конференции. А если, к примеру, намечается проведение тренинга республиканского масштаба? Как донести до заинтересованных лиц нужную информацию?
 
Остается одно – реклама. На самом деле, реклама играет отнюдь не последнюю роль в организации конференций, а даже скорее, одну из самых главных. «Реклама – двигатель прогресса» - это абсолютно верное утверждение, с которым мало кто не согласится.
 
Итак, как же выбрать подходящий способ рекламы, чтобы деловое мероприятие имело колоссальный успех у соответствующей публики?..
 
Средство, которое в настоящее время становится все более популярным – Интернет. Даже обычной email-рассылкой можно заявить о себе всем Интернет-пользователям Беларуси. С одной стороны, это экономно и обязательно привлечет нужный контингент. Однако это не добавит мероприятию должного имиджа. Согласитесь, немного странно, если доктор наук получит по электронной почте рассылку о международной научной конференции, проходящей в Минске. Скорее всего, он подумает, что это очередная злая шутка СПАМеров и удалит сообщение.
 
Еще как вариант – разместить солидную рекламу на тематическом (!) сайте в Интернете. В этом случае имидж предстоящей кампании ничуть не пострадает, а наоборот, поднимется в глазах читателей. Но в этом случае должное внимание надо обратить на поиск креативного дизайнера, который поможет сделать интересный и неповторимый проект рекламного ролика (баннера, объявления и т.д.).


 
Еще один отличный способ заявить о себе – реклама по телевидению, СМИ, на рекламных щитах и прочих местах, где вы можете быть замечены.
 
Помните, что от качества и вида рекламы напрямую зависит то, что подумают люди о конференции. Иногда реклама служит определяющим фактором для заочно сложившегося отрицательного или положительного мнения о событии. Поэтому четко продумайте тактику: на каких словах сделать акцент, о чем лучше умолчать, какого цвета сделать фон и т.д.
 
Первое, что необходимо указать в рекламе - дата, место проведения, кратко сообщить о целях и тематике предстоящей конференции, о необходимости проведения и актуальности данного мероприятия.


 
Необходимо подготовить информационное сообщение, готовое стать визитной карточкой конференции. Оно должно быть информативным и запоминающимся, однако не перегруженным и вызывающим. Иногда эффект рекламы достигается не красками, а черно-белым незамысловатым рисунком.
 
Информационное сообщение по размеру не должно превышать одной страницы и состоит из следующих обязательных реквизитов:
- название конференции, эмблема (логотип);
- место и дата проведения, конференц-зал;
- тематика
- контактные номера телефонов и факсов, почтовые и электронные адреса, сайт конференции (компании), где можно получить более подробную информацию;
- организаторы конференции (в случае заказа услуги выездного обслуживания для придания "статусности" укажите компанию, оказывающую кейтеринг);
- информация о прохождении регистрации для участия в конференции и ее сроки;
- информация о последующей публикации материалов конференции;
- язык, на котором будет проходить конференция (если это не русский).
 
Текст информационного сообщения должен выглядеть примерно так:

"МЕЖДУНАРОДНАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ
«ИССЛЕДОВАНИЯ В ФИЗИОЛОГИИ В МЕДИЦИНЕ»
23-26 АПРЕЛЯ 2015 ГОДА, МИНСК, БЕЛАРУСЬ

ГЛУБОКОУВАЖАЕМЫЕ КОЛЛЕГИ!
 
Приглашаем Вас принять участие в работе Международной научно-практической конференции: «Исследования в физиологии и медицине», которая состоится 23-26 апреля 2015 года в Минске.
 
Программа Конференции предполагает разнообразные форматы: пленарные и секционные заседания, на которых будут представлены примеры применения высоких технологий в физиологических и медицинских исследованиях, в практической медицине, интерактивные дискуссии и дебаты, круглые столы с представителями власти и бизнеса. Будет также организована выставка последних достижений науки, техники и бизнеса, что позволит гарантировать максимальный обзор и плодотворное обсуждение по тематике Конференции. На пленарных и секционных заседаниях Конференции предлагается рассмотреть следующие вопросы:

1. Физиология, анатомия и биохимия человека и животных;
2. Экологическая и социальная физиология человека и сравнительные эколого-физиологические исследования;
3. Экспериментальная и клиническая кардиология;
4. ... и т.д.
 
Список вопросов для рассмотрения на Конференции может быть расширен и изменен с учетом предложений коллег. Количество докладов не лимитируется. Участие в работе Конференции может быть очным и заочным, с публикацией материалов в Сборнике трудов.
 
На сайте www.kprimeru.com осуществляется обязательная автоматическая регистрация участников Конференции. Прием заявок на участие в работе Конференции осуществляется до 20 февраля 2015 года, прием статей – до 05 февраля 2015. E-mail: unknown@tut.by – для подачи заявок и электронной переписки по тематике Конференц-ии и другим вопросам.
 
В рамках Конференции будут организованы круглые столы, встречи и обсуждения в области коммерциализации и продвижения высоких технологий в физиологии, фармакологии, практической медицине и в оздоровительном комплексе с участием представителей власти, бизнеса, потенциальных покупателей и инвесторов.
 
Оргкомитет имеет честь предложить руководителям и ведущим специалистам организаций выступить с обзорными и обобщающими докладами на пленарном заседании Конференции по перечисленным выше темам, принять активное участие в подготовке и в работе Конференции, в том числе и в составе её Оргкомитета.
 
К участию в работе Конференции приглашаются представители соответствующих секторов; биотехнологические и другие компании, работающие в фармацевтической отрасли; руководство и представители зарубежных и отечественных компаний занимающиеся разработкой, исследованием, производством и реализацией лекарственных препаратов; компании, занимающиеся организацией клинических исследований, ведущие аналитики и практики.
 
С уважением,
ОРГКОМИТЕТ КОНФЕРЕНЦИИ"

Можно также указать в рекламе организационный комитет, имена известных ученых, участвующих в вашей конференции, сумму и номер счёта для оплаты оргвзноса, планируемое деловое мероприятие в рамках конференции (проведение тренинга, встреч, организация семинаров, экскурсий и т.д.).
 
На сайте конференции обязательно указывается информация о том, как будет проходить прием делегаций, варианты их расселения в гостинице, трансфер до конференц-зала, визовая поддержка, схематическое расположение места проведения конференции на карте и прочее.
 
Когда вся рекламная информация готова, необходимо как можно скорее приступить к различным способам ее распространения: Интернет, тематические журналы, общества, другие конференции, через своих друзей и знакомых и т.д.
 
Когда реклама «прошла на ура», надо обязательно законспектировать все Ваши действия, сохранить эскизы рекламы, телефоны и адреса задействованных лиц и компаний, чтобы в следующем году потратить втрое меньше времени на подготовку рекламной информации о Вашей конференции