Залогом успеха для любого конференц-зала является многофункциональность его оборудования. Конференц-зал – это не только место для совещаний и презентаций, там же может состояться и организация семинаров, и проведение тренинга, а, соответственно, конференц-зал должен быть оборудован по последнему слову техники (звуковая поддержка, экраны, телевизоры, плазменные панели, мониторы и т.д.). Техническое оснащение конференц-зала должно соответствовать его размеру, количеству приглашенных, а также демонстрируемому материалу.

Рекомендуется аренда конференц-зала с большим экраном и системой прямой проекции и с проектором со значительным световым потоком. Как вариант, можно использовать видеостены, мультимедийный проектор, систему обратной проекции, несколько экранов или проекторов.
 
Средствами воспроизведения в конференц-зале могут быть обычные проигрыватели DVD, видеомагнитофоны, ноутбуки и даже видеокамеры. В случае демонстрации киноматериалов, конференц-зал необходимо снабдить кинопроекционной аппаратурой (как правило, кинопроекционные 35-мм аппараты).

Оборудование для конференц-зала можно разделить на несколько категорий:

1. Оборудование озвучивания в конференц-залах



Как правило, аренда конференц-зала подразумевает под собой воспроизведение звуков и речи четко, объемно и равномерно по всему конференц-залу. Это является главным требованием при выборе конференц-зала. Некоторые также могут потребовать наличия голосования, синхроперевода или регистрации участников, т.е. речь идет о разных конференц-системах. Так, к примеру, если конференц-зал ориентирован на проведение шумных вечеринок с обильным звуком, для этого потребуются внешние источники сигнала, сильная система звукоусиления, а также инструменты, корректирующие акустику, набор приборов для звукообработки и микшерный пульт с достаточным количеством входов. А для использования фонограммы многоканального звучания понадобятся мощные акустические системы конференц-зала и процессоры декодирования сигналов.

2. Видео оборудование конференц-зала



Выбор видео-оборудования для конференц-зала полностью зависит от вида съемки: обычная, трансляция, архивирование или документирование. Таким образом, это может потребовать установки в конференц-зале терминалов видеосвязи, видеосерверов, аппаратно-студийного комплекса со станциями монтажа и различными профессиональными видеокамерами, а также специальных систем в конференц-зале для воспроизведения позиционирования видеокамер на микрофон.

3. Световое оборудование для конференц-залов



Иногда конференц-зал вынужден превращаться в концертный зал. В таком случае конференц-залу просто не обойтись без концертного освещения и сценического света. К световому оборудованию конференц-зала относятся диммерные блоки, которыми управляется яркость прожекторов, приборы и прожектора световых эффектов в конференц-зале, а также пульты для них.

4. Коммутационное оборудование в конференц-залах



Это оборудование, соединяющее различные источники аудио- и видеосигналов. Коммутационное оборудование конференц-залов включает: свичеры, коммутаторы, коммутационные блоки и соединительные провода.

5. Вспомогательное оборудование в конференц-залах



В роли вспомогательного оборудования для аренды конференц-зала могут выступать не только технические, но и бытовые средства: например, стойки для мебели или оборудования, оборудование для презентаций (флип-чарты, маркерные доски) и многое другое оборудование для организации различного рода мероприятий в конференц-залах.